KI im Mittelstand einführen: die ersten 30 Tage ohne Berater
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Die vier Wochen, die über den Erfolg eines KI-Projekts entscheiden, liegen vor dem ersten Angebot.In dieser Zeit klärt sich, welcher Ablauf überhaupt infrage kommt und ob die Daten dafür taugen. Beides können Sie selbst erheben, und Sie sollten es, bevor jemand ein Angebot schreibt.
Wir haben am 3. September 2026 die fünf Anbieter angesehen, die für „KI-Beratung Mittelstand" auf Seite eins standen. Jeder beschreibt ein eigenes Phasenmodell, und jedes beginnt mit der Beauftragung.Was ein Betrieb ohne Beauftragung tun kann, steht bei keinem. Das holen wir hier nach.
Woche 1: Mitschreiben statt entscheiden
In der ersten Woche wird nichts ausgewählt und nichts eingekauft. Es wird nur notiert.
Bitten Sie zwei bis drei Personen aus verschiedenen Bereichen, eine Woche lang jede Tätigkeit zu notieren, die sich wiederholt und die niemand gern macht.Kein Formular, keine Software: eine Liste genügt. Was gesucht wird, sind Sätze wie „ich tippe Rechnungsdaten ab" oder „ich kopiere Zahlen aus drei Quellen zusammen".
Der häufigste Fehler an dieser Stelle ist, nach dem Prozess mit dem größten Leidensdruck zu suchen.Der ist fast immer der komplizierteste: die meisten Ausnahmen, die schlechteste Dokumentation, die meisten Beteiligten mit unterschiedlicher Meinung. Als erster Fall ist er die teuerste Wahl.
Woche 2: Drei Zahlen je Kandidat
Aus der Liste werden drei bis fünf Kandidaten. Für jeden brauchen Sie dieselben drei Zahlen, und mehr nicht.
| Zahl | Wie Sie sie bekommen | Warum sie zählt |
|---|---|---|
| Häufigkeit | Zählen, wie oft der Ablauf pro Woche vorkommt. | Wiegt schwerer als die Dauer. Zehn kurze Vorgänge am Tag sparen mehr als ein langer im Quartal. |
| Dauer | Dreimal mit der Uhr messen, nicht schätzen. | Geschätzte Dauern liegen regelmäßig daneben, meist zu niedrig. |
| Fehlerquote | Zählen, wie oft nachgebessert werden muss, und wie lange das dauert. | Oft der größere Posten. Er taucht in keiner Zeiterfassung auf. |
Mit diesen drei Zahlen können Sie am Ende selbst rechnen, ob sich ein Angebot lohnt. Wie diese Rechnung aussieht, steht in unserem Artikel zu den Kosten von KI-Beratung.
Woche 3: Die vier Merkmale prüfen
Jetzt wird sortiert. Ein Ablauf eignet sich, wenn alle vier Merkmale zutreffen. Fehlt eines, ist er nicht ungeeignet, aber teurer.
- Er läuft häufig. Täglich oder mehrmals wöchentlich. Bei seltenen Abläufen frisst die Einrichtung den Ertrag.
- Er ist beschreibbar. Jemand kann ihn in einer Handvoll Sätzen erklären, ohne „das kommt darauf an" zu sagen. Ein Ablauf, den niemand vollständig erklären kann, ist zuerst ein Dokumentationsfall.
- Er hat wenige Ausnahmen. Drei Sonderfälle sind gut automatisierbar, dreißig werden teurer als die Handarbeit.
- Die Daten liegen digital vor. Ein eingescanntes PDF ist digital, aber nicht lesbar. Texterkennung ist machbar und gehört in die Schätzung.
Ausführlich mit Beispielen steht das in unserem Leitfaden zur Prozessautomatisierung.
Woche 4: Datenschutz klären, bevor es teuer wird
Diese Woche verhindert die häufigste Vollbremsung: Ein Projekt ist gebaut, und dann stellt jemand die Frage nach den personenbezogenen Daten.
Gehen Sie Ihre Kandidaten durch und beantworten Sie je Ablauf drei Fragen: Kommen personenbezogene Daten vor? Sind besondere Kategorien darunter, etwa Gesundheitsdaten? Und würde ein System hier über Menschen entscheiden, also bei Personalauswahl, Bonität oder Zugang zu Leistungen?
Bei Ja zur ersten Frage brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO mit dem Anbieter des Modells.Bei Ja zur dritten kommen Artikel 22 DSGVO und regelmäßig eine Folgenabschätzung nach Artikel 35 hinzu.Was das technisch bedeutet, steht auf unserer Seite zu DSGVO-konformer KI. Die rechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls gehört zu Ihrer Datenschutzbeauftragten oder einer Kanzlei, nicht zu uns.
Was Sie nach 30 Tagen haben
Eine Liste mit drei bis fünf Abläufen, je drei gemessenen Zahlen, einer Einschätzung nach vier Merkmalen und einer Datenschutz-Ampel.Damit können Sie zwei Dinge, die vorher nicht gingen: jedes Angebot auf Plausibilität prüfen, und erkennen, wenn ein Anbieter Ihnen etwas anderes verkauft als das, was Sie brauchen.
Das ist auch der Zeitpunkt, an dem sich die Frage nach der Beratung von selbst beantwortet.Wer nach dieser Erhebung einen klaren Kandidaten hat, braucht keine Potenzialanalyse mehr, sondern eine Aufwandsschätzung. Wer fünf gleichwertige Kandidaten und keine Priorität hat, ist mit einer kurzen Beratung gut bedient.Woran sich das unterscheiden lässt, steht in unserem Artikel Beratung oder direkt Umsetzung.
Der Kontext, in dem das steht
Der Anteil der Unternehmen ab 20 Beschäftigten, die KI einsetzen, ist innerhalb eines Jahres von 17 auf 41 Prozent gestiegen. Weitere 48 Prozent planen oder diskutieren den Einsatz.Das hat Bitkom am 11. März 2026 veröffentlicht, auf Basis einer repräsentativen telefonischen Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in den Kalenderwochen 2 bis 6 desselben Jahres.
Dieselbe Erhebung nennt die andere Seite: 45 Prozent berichten von deutlich beschleunigten internen Prozessen, 33 Prozent aber auch von deutlich höheren Kosten als erwartet.Beides zusammen ist das Argument für die vier Wochen oben. Der Unterschied zwischen den beiden Gruppen liegt selten an der Technik.
Häufige Fragen
Nicht mit der Auswahl eines Werkzeugs, sondern mit einer Woche Mitschreiben. Lassen Sie zwei bis drei Personen notieren, welche Tätigkeiten sich wiederholen. Erheben Sie dann für drei bis fünf Kandidaten je drei Zahlen: Häufigkeit, gemessene Dauer und Fehlerquote. Damit lässt sich jedes spätere Angebot beurteilen.
Einer, der häufig läuft, sich in wenigen Sätzen beschreiben lässt, wenige Ausnahmen hat und dessen Daten digital lesbar vorliegen. Ausdrücklich nicht der Prozess mit dem größten Leidensdruck: Der hat meist die meisten Ausnahmen und ist als Einstieg die teuerste Wahl.
Für die üblichen betrieblichen Anwendungsfälle nicht. Rechnungen auslesen, Anfragen einordnen oder Daten zwischen Systemen übertragen sind Integrationsaufgaben, keine Forschungsaufgaben. Eine eigene Stelle lohnt sich erst bei dauerhafter Auslastung, und dann selten als Einzelperson ohne Team.
Vier Wochen Vorbereitung ohne externe Hilfe, danach je nach Ablauf ein bis sechs Wochen bis zum laufenden Betrieb. Der längere Teil ist selten die Entwicklung, sondern die Anbindung an vorhandene Software und die Klärung, wer die Ausnahmen bearbeitet.
Drei Fragen je Ablauf: Kommen personenbezogene Daten vor, sind besondere Kategorien darunter, und entscheidet das System über Menschen? Bei der ersten Frage brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, bei der dritten kommen Artikel 22 und meist eine Folgenabschätzung nach Artikel 35 hinzu. Die rechtliche Bewertung gehört zu Ihrer Datenschutzbeauftragten.
Artikel 4 der KI-Verordnung verpflichtet Betreiber seit dem 2. Februar 2025, für ausreichende KI-Kompetenz der Personen zu sorgen, die KI-Systeme in ihrem Auftrag einsetzen. Der Umfang hängt vom Einsatz ab. Planen Sie eine Einweisung von Anfang an ein, statt sie nachträglich zu improvisieren.
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