Geschäftsprozesse automatisieren: Definition, Beispiele, Ablauf
Eine klare Definition, eine Tabelle mit typischem Zeitaufwand vor und nach der Automatisierung und ein Fünf-Schritte-Ablauf für Betriebe ohne eigene IT-Abteilung.
Weiterlesen →Agentur für Prozessautomatisierung: Workflow-Automatisierung
Wir übernehmen wiederkehrende Abläufe: Angebote, Rechnungseingang, Übertragung zwischen Systemen. Mit Aufwandsschätzung vorab und einer klaren Ansage, wenn sich etwas nicht lohnt.
Was wir übernehmen
Als Agentur für Prozessautomatisierung bauen wir Automatisierungen für Abläufe, die bei Ihnen jede Woche mehrfach anfallen und festen Regeln folgen: Angebote aus wiederkehrenden Bausteinen, Rechnungseingang und Zuordnung, Übertragung von Daten zwischen zwei Systemen, wiederkehrende Berichte.
Vor dem Angebot steht eine Aufwandsschätzung, und in ihr steht auch, wenn sich ein Ablauf nicht rechnet. Ein Prozess, der zweimal im Monat zehn Minuten kostet, bleibt besser Handarbeit. Das sagen wir vorher, nicht nach der Rechnung.
In produzierenden Betrieben liegt der erste Schritt woanders als im Büro: Dort geht es um Chargen, Stücklisten und Rückverfolgbarkeit statt um E-Mails. Wie das im Raum Pforzheim konkret aussieht, steht auf der dortigen Seite.
Zeitersparnis
Reduzieren Sie manuelle Arbeitsschritte und sparen Sie wertvolle Zeit für strategische Aufgaben.
Gesteigerte Effizienz
Beschleunigen Sie Abläufe und erhöhen Sie den Durchsatz Ihrer Geschäftsprozesse.
Höhere Genauigkeit
Minimieren Sie menschliche Fehler und gewährleisten Sie konsistente Ergebnisse.
Skalierbarkeit
Passen Sie Ihre Prozesse flexibel an veränderte Anforderungen und Wachstum an.
Womit wir am häufigsten anfangen
Vier Bereiche, in denen sich der Aufwand bei den meisten Betrieben am schnellsten zurückzahlt.
Rechnungseingang
Belege auslesen, Lieferant und Kostenstelle erkennen, an die Buchhaltung übergeben. Bei achtzig Rechnungen im Monat geht dafür heute rund ein Arbeitstag drauf.
Aufwand bis zum laufenden Betrieb: 3 bis 6 Wochen
Angebote aus Bausteinen
Positionen und Preise kommen aus einer gepflegten Quelle statt aus der letzten Angebotsdatei. Nebeneffekt: keine veralteten Preise mehr im Umlauf.
Aufwand bis zum laufenden Betrieb: 2 bis 4 Wochen
Wiederkehrende Berichte
Monatszahlen, die heute jemand aus drei Quellen zusammenkopiert. Kleiner Aufwand, und die Ersparnis fällt sofort auf.
Aufwand bis zum laufenden Betrieb: 1 bis 3 Wochen
Zwei Systeme verbinden
Immer dann, wenn dieselbe Adresse an zwei Stellen gepflegt wird. Der größere Gewinn ist nicht die Zeit, sondern dass Widersprüche zwischen den Systemen aufhören.
Aufwand bis zum laufenden Betrieb: 1 bis 4 Wochen
Unser Automatisierungsprozess
Von der Analyse bis zur Implementierung begleiten wir Sie bei jedem Schritt Ihres Automatisierungsprojekts.
1. Analyse & Bedarfsermittlung
Wir analysieren Ihre bestehenden Prozesse und identifizieren Automatisierungspotenziale, die den größten Mehrwert für Ihr Unternehmen bieten.
2. Lösungskonzeption
Aus der Analyse entsteht ein Automatisierungskonzept, das genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.
3. Entwicklung & Integration
Wir richten die Automatisierung ein und binden sie über Schnittstellen an Ihre bestehende IT-Infrastruktur an.
4. Testing & Optimierung
Wir testen alle Funktionen gründlich und optimieren die Lösung, um maximale Performance und Zuverlässigkeit zu gewährleisten.
5. Schulung & Support
Nach der Implementierung schulen wir Ihre Mitarbeiter und bieten kontinuierlichen Support, um den langfristigen Erfolg zu sichern.
Unsere Technologien
Welche Werkzeuge zum Einsatz kommen, hängt davon ab, was bei Ihnen bereits läuft. Die folgenden sind die häufigsten.
Entdecken Sie Ihre Automatisierungsmöglichkeiten
Wählen Sie einen Bereich, in dem Sie Prozesse automatisieren möchten, und teilen Sie uns Ihre spezifischen Anforderungen mit.
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Workflow-Automatisierung
Optimieren Sie Ihre internen Geschäftsprozesse durch automatisierte Workflows und Genehmigungsprozesse.
Datenverarbeitung
Automatisieren Sie die Erfassung, Verarbeitung und Analyse von Daten aus verschiedenen Quellen.
Systemintegration
Verbinden Sie Ihre verschiedenen Softwaresysteme, damit Daten nur einmal erfasst werden.
Sonstige Automatisierungen
Haben Sie eine andere Idee oder einen speziellen Prozess, den Sie automatisieren möchten?
Bereit, Ihre Prozesse zu automatisieren?
Sparen Sie Zeit durch Automatisierungen, die genau an den Abläufen ansetzen, die bei Ihnen heute Arbeit machen.
Was es kostet und wie lange es dauert
Damit Sie einordnen können, ob wir zusammenpassen, bevor Sie anfragen.
ab 2.500 €
zzgl. USt.
Der Preis hängt weniger an der Zahl der Prozesse als an der Zahl der Systeme, die miteinander sprechen müssen, und daran, wie sauber die Daten dort vorliegen.
2–6 Wochen
typische Projektdauer
Gerechnet ab dem Vorliegen der Zugänge zu den beteiligten Systemen. Deren Beschaffung ist der schwerer planbare Teil.
Power Automate, SAP, DATEV
eingesetzte Werkzeuge
Microsoft Power Automate für Microsoft-365-Umgebungen, dazu Schnittstellen zu SAP und DATEV, wenn ERP oder Buchhaltung angebunden werden.
Womit wir arbeiten
Welches Werkzeug zum Einsatz kommt, entscheidet sich an Ihrer Systemlandschaft, nicht an unserer Vorliebe. Deshalb steht hier nicht nur, was wir einsetzen, sondern auch, wann wir davon abraten.
Microsoft Power Automate
Verbindet Anwendungen innerhalb einer bestehenden Microsoft-365-Umgebung: Outlook, SharePoint, Teams, Excel und Dynamics. Ein Ablauf startet durch ein Ereignis (eine eingehende Mail, ein neuer Listeneintrag, ein freigegebenes Dokument) und arbeitet die folgenden Schritte ohne Zutun ab.
Erste Wahl, wenn Ihre Organisation ohnehin auf Microsoft 365 läuft: Die Lizenz ist meist schon vorhanden, die Anmeldung läuft über bestehende Konten, und die Daten verlassen den Mandanten nicht. Weniger geeignet, wenn die zu verbindenden Systeme überwiegend außerhalb der Microsoft-Welt liegen.
Zapier
Verknüpft SaaS-Dienste miteinander, ohne dass für jede Verbindung programmiert werden muss. Nützlich, wenn eine Kette aus mehreren Web-Anwendungen entsteht, die untereinander keine fertige Schnittstelle haben.
Sinnvoll bei überschaubaren Ketten aus Standarddiensten und dort, wo Geschwindigkeit vor Tiefe geht. Wir raten davon ab, sobald das Datenvolumen wächst oder personenbezogene Daten im Spiel sind. Dann wird der Weg über einen eigenen Dienst oder Power Automate sowohl günstiger als auch datenschutzrechtlich einfacher.
SAP- und DATEV-Schnittstellen
Anbindung an die Systeme, in denen die verbindlichen Zahlen stehen. Praktisch heißt das: Belege, Stammdaten oder Buchungssätze werden ausgelesen oder zurückgeschrieben, statt sie ein zweites Mal von Hand zu erfassen.
Der Punkt, an dem eine Automatisierung aufhört, Zeit zu sparen, und anfängt, Fehler zu vermeiden. Doppelte Handerfassung ist die häufigste Quelle für Abweichungen zwischen Vorsystem und Buchhaltung. Der Aufwand hängt weniger am Prozess als an den Freigaben und Zugängen, die Ihre IT dafür einrichten muss. Das gehört in die Planung, nicht ans Ende.
Python
Für alles, was kein Baukasten abdeckt: Datenaufbereitung, Auswertungen, eigene Schnittstellen zu Systemen ohne fertigen Konnektor, geplante Läufe im Hintergrund.
Wir greifen dazu, wenn eine Baukastenlösung nur mit Umwegen ans Ziel käme, und ausdrücklich nicht, um einen Ablauf komplizierter zu machen, als er sein muss. Ein Ablauf, den Power Automate in vier Schritten erledigt, bleibt in Power Automate.
Microsoft Azure und AWS
Die Betriebsumgebung, in der die Abläufe laufen: geplante Ausführung, Protokollierung, Speicher und Rechenleistung nach Bedarf.
Die Wahl richtet sich danach, wo Ihre bestehenden Systeme liegen, nicht nach Vorliebe. Für Verarbeitung mit Personenbezug lässt sich in beiden Fällen eine Region innerhalb der EU festlegen; das ist keine Voreinstellung, sondern eine Entscheidung, die beim Aufsetzen getroffen und dokumentiert werden muss.
Häufige Fragen
Praxiswissen zur Automatisierung
Zwei Vertiefungen für die Planung: welche Geschäftsprozesse sich eignen und welche Personalabläufe sich im Mittelstand lohnen.
HR-Prozesse automatisieren: 5 lohnende Abläufe im Mittelstand
Bewerbermanagement, Onboarding, Urlaubsverwaltung: Nicht jede HR-Aufgabe eignet sich für Software. Diese Übersicht zeigt, wo sich der Aufwand wirklich lohnt.
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