KI-Beratung im Mittelstand: Wann sie sich lohnt und wann nicht
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Die Nachfrage nach KI-Beratung im Mittelstand ist im letzten Jahr deutlich gestiegen, und mit ihr die Zahl der Anbieter.Das Angebot ähnelt sich dabei stark: Am Anfang steht fast immer ein Workshop oder eine Potenzialanalyse, an deren Ende eine Roadmap steht.Für einen Teil der Betriebe ist das genau richtig. Für einen anderen Teil ist es ein bezahlter Umweg zu einer Erkenntnis, die vorher schon da war.
Dieser Artikel beantwortet deshalb zuerst die Frage, die vor der Beraterwahl steht: Brauchen Sie überhaupt Beratung, oder brauchen Sie jemanden, der etwas baut?
Woran Sie erkennen, ob Sie Beratung brauchen
Die Unterscheidung ist einfacher, als der Markt sie erscheinen lässt. Sie hängt an einer einzigen Frage: Können Sie einen konkreten Ablauf benennen, der Sie stört?
| Ihre Ausgangslage | Was Sie brauchen | Woran Sie es merken |
|---|---|---|
| „Unsere Angebote schreibt jemand jede Woche neu zusammen." | Umsetzung | Sie können den Ablauf in drei Sätzen erklären und sagen, wie oft er vorkommt. |
| „Wir wissen, dass wir etwas mit KI machen sollten." | Beratung | Es gibt keinen benannten Fall, nur ein Gefühl von Rückstand. |
| „Drei Abteilungen wollen etwas, wir wissen nicht, was zuerst." | Beratung, kurz | Die Fälle sind da, aber niemand hat sie gegeneinander gerechnet. |
| „Der Datenschutzbeauftragte hat Bedenken." | Weder noch, zuerst Klärung | Die Frage ist rechtlich, nicht technisch. Ein Workshop beantwortet sie nicht. |
Der erste Fall ist der häufigste, und er ist der, bei dem eine Potenzialanalyse am wenigsten bringt.Wer benennen kann, welcher Ablauf jede Woche Zeit kostet, hat die Analyse bereits gemacht. Was dann fehlt, ist eine Aufwandsschätzung: was es kostet, wie lange es dauert, und ob es sich bei dieser Häufigkeit überhaupt rechnet.Welche Abläufe dafür regelmäßig infrage kommen, steht mit Aufwand und Ertrag in unserem Inventar aus sechs Beispielen. Wer noch keinen Kandidaten hat, findet in den ersten 30 Tagen ohne Berater den Ablauf, mit dem sich einer finden lässt.
Drei Typen von Anbietern, und woran man sie unterscheidet
Unter derselben Bezeichnung treten drei verschiedene Geschäftsmodelle an. Der Unterschied ist nicht die Qualität, sondern was am Ende geliefert wird.
- Strategieberatung. Liefert Analyse, Priorisierung und Roadmap. Baut selbst nichts. Sinnvoll, wenn mehrere Bereiche konkurrieren und jemand entscheiden muss. Der Prüfstein: Fragen Sie, wer die Umsetzung übernimmt und was sie zusätzlich kostet.
- Schulung und Befähigung. Bringt Mitarbeitenden bei, vorhandene Werkzeuge zu nutzen. Seit dem 2. Februar 2025 hat das einen rechtlichen Anlass: Artikel 4 der KI-Verordnung verpflichtet Betreiber, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu sorgen. Baut ebenfalls nichts.
- Umsetzung. Baut die Anwendung und bindet sie an die vorhandenen Systeme an. Beratung fällt dabei an, ist aber nicht das Produkt. Der Prüfstein: Lassen Sie sich etwas zeigen, das läuft, nicht etwas, das präsentiert wurde.
Sieben Fragen, die im Erstgespräch Klarheit schaffen
Diese Fragen kosten nichts und sortieren zuverlässig. Sie funktionieren bei uns genauso wie bei jedem anderen Anbieter.
- Zeigen Sie mir ein Projekt bei einem Betrieb meiner Größe, nicht bei einem Konzern.
- Wer schreibt den Code, und arbeitet diese Person im Projekt mit oder nur im Angebot?
- Was machen Sie ausdrücklich nicht?
- Wo werden meine Daten verarbeitet, und gibt es dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO?
- Was passiert nach Projektende: Wer kann das System ändern, wenn Sie nicht erreichbar sind?
- Was kostet der Betrieb im Monat, nicht der Aufbau?
- Welchen Fall würden Sie mir ausreden?
Die letzte Frage ist die aussagekräftigste.Ein Anbieter, der auf jeden geschilderten Fall mit Zustimmung reagiert, hat entweder nicht zugehört oder verkauft, was er ohnehin verkaufen wollte.Es gibt Abläufe, bei denen sich Automatisierung nicht rechnet, und wer sie kennt, kann sie benennen.
Was der Markt aufruft, und was die Spanne bedeutet
Belastbare Preise nennt kaum jemand öffentlich. Eine der wenigen Ausnahmen ist die Agentur snutig, die in ihrem Ratgeber Spannen für den deutschen Mittelstand veröffentlicht: von einem niedrigen vierstelligen Betrag für einen Workshop über einen mittleren fünfstelligen für einen Prototyp bis zu einem sechsstelligen Jahresgehalt für eine eigene interne Stelle.
Die Zahlen sind fremde Angaben und keine Marktstatistik. Aussagekräftig ist aber die Struktur dahinter: Der Abstand zwischen Workshop und Umsetzung beträgt etwa den Faktor zehn.Wer einen Workshop kauft, hat damit rund ein Zehntel dessen ausgegeben, was die Umsetzung kostet, und noch nichts, das läuft.Das ist kein Argument gegen Workshops. Es ist ein Argument dafür, vorher zu klären, in welchem der vier Fälle aus der Tabelle oben Sie sich befinden.
Unsere eigenen Preise stehen auf den jeweiligen Leistungsseiten, jeweils mit Zeitrahmen. Sie werden vor dem Angebot durch eine Aufwandsschätzung ersetzt, die den konkreten Fall rechnet.Was die vier Formate im Einzelnen kosten, woran der Preis hängt und mit welcher Rechnung Sie selbst prüfen können, steht in Was KI-Beratung im Mittelstand kostet.
Der Fehler, der die meisten Projekte teuer macht
Nicht die Technik, und auch nicht der Preis. Es ist die Reihenfolge.Der verbreitetste Ablauf ist: mit dem kompliziertesten Prozess anfangen, weil dort der Leidensdruck am größten ist.Genau dieser Prozess hat aber die meisten Ausnahmen, die schlechteste Dokumentation und die meisten Beteiligten mit unterschiedlicher Meinung.
Ein erster Fall sollte überschaubar sein und wenig Schaden anrichten, wenn er aussetzt.Erfolg dort schafft die Bereitschaft für den Rest, und er liefert die Zahlen, mit denen sich der nächste Schritt rechnen lässt.Wie diese Reihenfolge im Detail aussieht, steht in unserem Leitfaden zur Prozessautomatisierung.
Häufige Fragen
Das hängt am Format. Ein Workshop liegt im niedrigen vierstelligen Bereich, eine Analyse darüber, eine gebaute Anwendung etwa beim Zehnfachen eines Workshops. Entscheidend ist, welches Format Sie überhaupt brauchen: Wer einen konkreten Ablauf benennen kann, braucht meist keine Analyse, sondern eine Aufwandsschätzung.
Nicht zwingend. Eine Strategie lohnt sich, wenn mehrere Bereiche gleichzeitig etwas wollen und jemand priorisieren muss. Steht dagegen ein einzelner Ablauf im Vordergrund, der jede Woche Zeit kostet, ist der schnellere Weg, diesen einen Fall umzusetzen und an seinen Zahlen zu lernen.
Bei einem klar umrissenen Fall liegen ein bis sechs Wochen bis zum laufenden Betrieb im üblichen Rahmen, abhängig davon, wie zugänglich die Quellsysteme sind. Der längere Teil ist selten die Entwicklung, sondern die Anbindung an vorhandene Software und die Klärung, wer Ausnahmen bearbeitet.
Seit dem 2. Februar 2025 verpflichtet Artikel 4 der KI-Verordnung Betreiber, für ausreichende KI-Kompetenz der Personen zu sorgen, die KI-Systeme in ihrem Auftrag einsetzen. Was dafür genügt, hängt vom Einsatz ab. Wir liefern die technische Beschreibung des Systems, die eine solche Einweisung erst möglich macht; die rechtliche Bewertung gehört zu Ihrer Datenschutzbeauftragten oder einer Kanzlei.
An drei Dingen: Er zeigt nur Konzernreferenzen, er stimmt jedem geschilderten Fall zu, und er kann nicht sagen, was er nicht macht. Ein vierter Punkt kommt hinzu, wenn nach dem Gespräch niemand benennen kann, was am Ende konkret läuft.
Aimani Support