Digitale Visitenkarten fürs Team einführen: Ablauf und Kosten
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- Ein Team-Konto lohnt sich meist ab etwa fünf Mitarbeitenden mit Kundenkontakt. Darunter reicht oft eine Einzelkarte pro Person, gemessen an typischen Staffelpreisen der Anbieter.
- Bei zentraler Verwaltung ändert eine Person Logo, Farben oder Jobtitel für alle Karten gleichzeitig. Bei Einzelkarten muss jeder Mitarbeitende selbst ran.
- Anbieter wie oneVcard, Lemontaps und wazzl bieten eigene Team-Verwaltungen an. Strato und Spreadly sind eher auf Einzelnutzer ausgelegt.
- Beim Austritt eines Mitarbeitenden lässt sich die Karte im Team-Konto sofort deaktivieren. Bei einer privat angelegten Einzelkarte bleibt sie oft aktiv, weil niemand im Betrieb Zugriff hat.
- Ein Rollout für 20 Karten dauert nach Erfahrung aus Kundenprojekten meist ein bis zwei Wochen, von der Datenerfassung bis zum ersten Versand.
Wann sich digitale Visitenkarten für Teams lohnen und wann nicht
Eine digitale Visitenkarte lohnt sich für ein Team, sobald mehrere Mitarbeitende regelmäßig neue Kontakte aufbauen. Das betrifft Vertrieb, Beratung, Messeteams und die Geschäftsführung. Wer nur einmal im Jahr eine Konferenz besucht, braucht kein Team-Konto. Für diesen Fall reicht eine einzelne digitale Visitenkarte, wie sie auch in unserem Beitrag zur Beauftragung einer digitalen Visitenkarte über eine Agentur beschrieben ist.
Der Umschlagpunkt liegt in der Praxis bei etwa fünf Personen mit Kundenkontakt. Ab dieser Größe wird die Frage nach einheitlichem Auftritt und zentraler Pflege wichtiger als der Preis pro Karte. Unter fünf Personen überwiegt meist der Aufwand für die Einrichtung eines Team-Kontos den Nutzen.
Wer unsicher ist, sollte die Zahl der Kontakte pro Monat und Mitarbeitendem grob schätzen. Ab etwa zehn neuen Kontakten im Monat pro Person zahlt sich eine zentrale Lösung fast immer aus.
Einzelkarte oder zentrale Team-Verwaltung: der Unterschied
Eine Einzelkarte gehört einer Person. Sie legt Name, Foto, Telefonnummer und Design selbst fest und pflegt die Karte auch selbst. Das funktioniert gut, solange nur eine Person betroffen ist, wie es unser Beitrag zur Einrichtung einer digitalen Visitenkarte auf dem iPhone zeigt.
Eine zentrale Team-Verwaltung funktioniert anders. Ein Administrator legt im Backend eine Vorlage mit Firmenlogo, Farbschema und Pflichtfeldern an. Neue Mitarbeitende erhalten diese Vorlage automatisch. Ihre persönlichen Daten wie Name und Telefonnummer werden nur ergänzt.
Ändert sich zum Beispiel die Telefonzentrale oder das Logo, passt der Administrator das zentral einmal an. Diese Änderung erscheint dann auf allen Karten gleichzeitig. Kein Mitarbeitender muss dafür selbst tätig werden.
| Merkmal | Einzelkarte | Team-Verwaltung |
|---|---|---|
| Design-Änderungen | jeder für sich selbst | zentral für alle Karten |
| Zugriff bei Austritt | meist kein Zugriff durch den Betrieb | sofortige Deaktivierung möglich |
| Datenpflege | dezentral, fehleranfällig | einheitliche Vorlage, weniger Fehler |
| Geeignet ab | 1 bis 4 Personen | ab etwa 5 Personen |
| Typischer Anbieter | Strato, Spreadly | oneVcard, Lemontaps, wazzl |
Was ein Team-Konto kostet: Preismodelle im Vergleich
Anbieter von Team-Konten rechnen fast immer pro Karte und Monat oder pro Karte und Jahr ab. Manche staffeln den Preis nach Teamgröße. Die zehnte Karte kostet dann weniger als die erste. Einige verlangen zusätzlich eine feste Grundgebühr für die Verwaltungsoberfläche.
Konkrete Eurobeträge nennen wir hier bewusst nicht. Sie ändern sich je nach Anbieter und Vertragslaufzeit häufig. Wer eine belastbare Kalkulation für sein Team braucht, findet die aktuellen Staffeln und Leistungen auf unserer Leistungsseite zur digitalen Visitenkarte. Dort lässt sich der Bedarf für die eigene Teamgröße direkt abschätzen.
- Grundgebühr für Verwaltung und Vorlagen, unabhängig von der Kartenzahl
- Preis pro Karte, oft gestaffelt nach Teamgröße
- Zusatzkosten für Funktionen wie NFC-Chips oder CRM-Anbindung
- Rabatte bei Jahreszahlung statt monatlicher Abrechnung
Einheitliches Design und Corporate Identity über alle Karten hinweg
Ein einheitliches Design bedeutet: Alle Mitarbeitenden nutzen dieselbe Vorlage mit Firmenlogo, denselben Farben und derselben Schriftart. Nur Name, Foto, Position und Kontaktdaten unterscheiden sich pro Person.
Diese Trennung zwischen fester Vorlage und persönlichen Feldern ist der zentrale Vorteil einer Team-Lösung. Bei vielen Einzelkarten sieht sonst jede Karte etwas anders aus.
Wer zusätzlich physische NFC-Karten ausgibt, sollte Design und Freigabeprozess gleich mitdenken. Details dazu, wie eine NFC-Karte technisch funktioniert und was beim Bestellen zu beachten ist, stehen in unserem Beitrag zur digitalen Visitenkarte mit NFC-Chip.
Rollen und Rechte: wer darf Karten anlegen und ändern
Ein Team-Konto braucht klare Rollen. Sonst ändert am Ende doch wieder jeder alles selbst. Üblich sind mindestens zwei Rollen: ein Administrator, der Vorlagen, Logo und Firmendaten pflegt, und einzelne Nutzer, die nur ihre persönlichen Felder wie Telefonnummer oder Titel bearbeiten dürfen.
Größere Teams richten oft eine dritte Rolle ein: einen Teamleiter pro Abteilung. Er darf neue Mitarbeitende in seinem Bereich selbst anlegen, ohne dass die IT jedes Mal eingebunden werden muss. Diese Aufteilung entlastet die zentrale Verwaltung, ohne die Kontrolle über das Gesamtdesign aufzugeben.
Onboarding neuer Mitarbeiter und was beim Austritt passiert
Ein neuer Mitarbeitender erhält im Team-Konto in der Regel eine Einladung per E-Mail. Er trägt Name, Foto und Telefonnummer ein, das restliche Design ist bereits durch die Vorlage vorgegeben. Der Vorgang dauert nach Erfahrung aus Kundenprojekten wenige Minuten.
Bei einer eigenständig eingerichteten Einzelkarte ist das anders. Design und Logo müssten dort jedes Mal neu erstellt werden.
Beim Austritt zeigt sich der eigentliche Unterschied zur Einzelkarte. Im Team-Konto deaktiviert der Administrator die Karte des ausgeschiedenen Mitarbeitenden sofort. Der Link führt danach ins Leere oder leitet auf eine allgemeine Firmenseite um.
Bei einer privat eingerichteten Einzelkarte hat der Betrieb dagegen oft gar keinen Zugriff. Login-Daten und Konto gehören der Person selbst. Die Karte bleibt dann online, mit alter Telefonnummer und altem Titel, solange die Person sie nicht selbst löscht.
Anbieter im Vergleich: Team-Funktionen konkret geprüft
Wer eine digitale Visitenkarten Lösung für Unternehmen mit Team-B2B-Funktionen sucht, findet am Markt einige spezialisierte Anbieter. oneVcard, Lemontaps und wazzl richten sich mit eigenen Admin-Oberflächen gezielt an Unternehmen, nicht an Einzelpersonen.
Strato und Spreadly sind dagegen in erster Linie für einzelne Nutzer gedacht. Eine echte zentrale Verwaltung für mehrere Personen fehlt dort oder ist stark eingeschränkt. Details zum Strato-Angebot für einzelne Karten haben wir separat in unserem Beitrag zur digitalen Visitenkarte von Strato geprüft.
Für Betriebe, die statt einer fertigen Software eine auf das eigene Corporate Design zugeschnittene Umsetzung wollen, bieten wir mit unserem eigenen Angebot zur Erstellung digitaler Visitenkarten eine Alternative. Statt einer generischen Vorlage entsteht dabei eine Karte, die exakt zu Logo, Farben und Website des Betriebs passt. Zentrale Verwaltung für das gesamte Team und persönliche Beratung beim Rollout sind dabei enthalten.
| Anbieter | Zentrale Verwaltung | Design nach Vorlage | Zielgruppe |
|---|---|---|---|
| oneVcard | ja | ja | Unternehmen jeder Größe |
| Lemontaps | ja, inkl. Leaderfassung | ja | Vertriebsteams, Messen |
| wazzl | ja | ja | kleine bis mittlere Teams |
| Strato | eingeschränkt | teilweise | Einzelpersonen |
| Spreadly | nein | nein | Einzelpersonen |
| Aimani (eigenes Angebot) | ja, individuell angepasst | ja, exakt nach Corporate Design | Betriebe mit eigenem Design-Anspruch |
Checkliste für die Einführung im Betrieb
Vor der Einführung sollten einige Punkte geklärt sein. Diese Checkliste fasst die wichtigsten Schritte für einen Rollout zusammen, wie er sich aus Kundenprojekten mit Teamgrößen zwischen fünf und achtzig Personen ergeben hat.
- Teamgröße und Wachstum für die nächsten zwölf Monate grob schätzen
- Design-Vorlage mit Logo, Farben und Pflichtfeldern festlegen
- Verantwortliche Person für Administratorrechte benennen
- Prozess für Onboarding und Austritt schriftlich festhalten
- Anbieter anhand von Team-Funktionen statt nur Design vergleichen
- Testphase mit fünf bis zehn Karten vor dem vollständigen Rollout einplanen
Wer die Einführung digitaler Visitenkarten im größeren Rahmen der eigenen Digitalisierung plant, findet ergänzend Hinweise in unserem Beitrag zu automatisierten HR-Prozessen, etwa für das Onboarding neuer Mitarbeitender insgesamt.
Häufige Fragen
Für Teams eignen sich Anbieter mit eigener Admin-Oberfläche für zentrale Verwaltung, etwa oneVcard, Lemontaps oder wazzl. Entscheidend ist weniger die einzelne Karte als die Frage, ob sich Design und Zugriffsrechte zentral steuern lassen. Wer eine individuell auf das eigene Corporate Design zugeschnittene Lösung sucht, kann alternativ ein eigenes Angebot wie das von Aimani prüfen.
Kostenlose Angebote sind fast immer auf einzelne Karten begrenzt, eine echte Team-Verwaltung mit zentralem Zugriff kostet in der Regel eine Gebühr pro Karte oder eine monatliche Grundgebühr. Für ein einzelnes Team-Mitglied reicht oft eine kostenlose Basisversion, für mehrere Personen mit einheitlichem Design lohnt sich meist ein bezahltes Team-Konto.
Einheitliche Gestaltung gelingt über eine zentrale Vorlage mit festgelegtem Logo, Farbschema und Schriftart, die für alle Mitarbeitenden gilt. Nur persönliche Felder wie Name, Foto und Telefonnummer werden individuell ausgefüllt. Diese Trennung übernehmen die meisten spezialisierten Team-Lösungen automatisch.
Der Preis pro Karte hängt vom Anbieter, der Teamgröße und dem Funktionsumfang ab, konkrete Beträge nennen wir daher hier bewusst nicht. Größere Teams erhalten bei den meisten Anbietern gestaffelte Preise, bei denen einzelne Karten günstiger werden. Eine aktuelle Kalkulation für die eigene Teamgröße lässt sich über unsere Leistungsseite zur digitalen Visitenkarte abschätzen.
In einem Team-Konto deaktiviert der Administrator die Karte sofort, der Link führt danach ins Leere oder auf eine allgemeine Firmenseite. Bei einer privat eingerichteten Einzelkarte hat der Betrieb dagegen oft keinen Zugriff, sodass sie mit veralteten Daten online bleiben kann. Deshalb sollte die Zuständigkeit für digitale Visitenkarten vertraglich oder in einer internen Richtlinie geregelt sein.
Üblich ist eine Rollenteilung: Ein Administrator pflegt Vorlage, Logo und Firmendaten zentral, einzelne Mitarbeitende bearbeiten nur ihre persönlichen Felder wie Titel oder Telefonnummer. In größeren Teams übernimmt oft ein Teamleiter pro Abteilung das Anlegen neuer Karten, ohne Zugriff auf das Gesamtdesign zu haben.
Aimani Support