n8n im Betrieb: Kosten, Lizenz und wo die Grenzen liegen

Veröffentlicht am 16. September 2026

n8n ist innerhalb von drei Jahren von einem Nischenwerkzeug zu einem der meistgesuchten Automatisierungsbegriffe im deutschen Netz geworden. Die Suchanfrage lag im Februar 2023 bei 1.900 im Monat und liegt heute bei 110.000. Entsprechend viele Anleitungen gibt es. Was in fast allen fehlt, ist die Frage, die vor dem ersten Klick steht: Darf ein Betrieb das überhaupt so einsetzen, wie er denkt, und was kostet es am Ende wirklich.

n8n ist nicht Open Source, und das steht in der Lizenzdatei

Der Satz steht so in vielen deutschsprachigen Anleitungen: n8n sei eine Open-Source-Plattform. Die Lizenzdatei im Quellcode sagt etwas anderes. Sie trägt den Namen „Sustainable Use License" und enthält eine Einschränkung, die es in keiner Open-Source-Lizenz gibt.

You may use or modify the software only for your own internal business purposes or for non-commercial or personal use. You may distribute the software or provide it to others only if you do so free of charge for non-commercial purposes.

LICENSE.md im n8n-Quellcode, abgerufen am 16.09.2026

Übersetzt: Für die eigenen internen Geschäftszwecke ist die Nutzung frei. Weitergeben darf man die Software nur kostenlos und nur zu nichtkommerziellen Zwecken. Eine Open-Source-Lizenz nach der Definition der Open Source Initiative darf genau das nicht einschränken. n8n nennt sich selbst „fair-code", und das ist etwas anderes als Open Source.

Dazu kommt eine zweite Grenze, die noch seltener genannt wird: Quelldateien mit „.ee." im Namen sind von der Lizenz ausdrücklich ausgenommen und setzen eine Enterprise-Lizenz voraus. Wer den Quellcode klont, hat also nicht automatisch alle Funktionen, die er in Screenshots gesehen hat.

Was n8n kostet

Es gibt zwei Wege, und sie unterscheiden sich weniger im Preis als im Aufwand. Die Cloud-Tarife stehen auf der Herstellerseite, die Preise unten sind am 16.09.2026 dort abgelesen.

Abgerechnet wird pro Workflow-Ausführung, nicht pro Schritt und nicht pro Person. Ein Ablauf mit vierzig Schritten kostet so viel wie einer mit zweien. Das ist ungewöhnlich und für verschachtelte Abläufe günstiger als die Abrechnung der meisten Wettbewerber.

Der Sprung von Pro auf Business ist der Punkt, an dem viele Rechnungen kippen: vom 50-Euro-Tarif auf 667 Euro, also mehr als das Dreizehnfache, bei vierfacher Ausführungszahl. Wer absehbar über 10.000 Ausführungen kommt, sollte diesen Sprung einplanen, bevor er die ersten Abläufe baut.

Selbst betreiben ist nicht kostenlos, nur anders bezahlt

Die Community Edition hat keine Lizenzgebühr, und genau das führt zu der Rechnung, die in Foren kursiert: ein kleiner Server für ein paar Euro im Monat, fertig. Der Serverpreis stimmt. Er ist nur nicht der Aufwand.

• •Aktualisierungen laufen nicht von selbst. n8n erscheint in kurzen Abständen. Wer nicht nachzieht, betreibt irgendwann eine Version mit bekannten Sicherheitslücken.
• •Die Zugangsdaten liegen bei Ihnen. Ein Automatisierungswerkzeug hält die Schlüssel zu E-Mail, Warenwirtschaft und Buchhaltung an einer Stelle. Der Server, auf dem es läuft, braucht dieselbe Sorgfalt wie diese Systeme selbst.
• •Sicherungen muss jemand einrichten und prüfen. Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung.
• •Bei einem Ausfall gibt es keinen Anbieter, den man anrufen kann. Für die Community Edition existiert ein Forum, kein Vertrag mit Reaktionszeit.

Das ist kein Argument gegen Selbstbetrieb. Es ist das Argument dafür, den Aufwand ehrlich anzusetzen: Wer im Haus niemanden hat, der Server betreut, zahlt die 20 Euro Cloud nicht für die Software, sondern dafür, dass sich jemand anderes darum kümmert.

Wann n8n passt und wann etwas anderes

Die Werkzeugfrage steht selten am Anfang, auch wenn sie so gesucht wird. Vorher steht die Frage, welcher Ablauf überhaupt automatisiert werden soll und ob er die Merkmale dafür hat. Welche das sind, steht im Leitfaden zur Prozessautomatisierung.

Steht der Ablauf fest, hilft eine einfache Sortierung. Läuft der Betrieb ohnehin vollständig auf Microsoft 365, ist Power Automate meist der kürzere Weg, weil Rechte und Anmeldung schon geregelt sind. Geht es um wenige einfache Verbindungen zwischen fertigen Diensten, reicht oft ein Baukasten wie Zapier. n8n spielt seine Stärke dort aus, wo eigene Logik dazwischen muss, wo Daten das Haus nicht verlassen sollen oder wo viele Ausführungen anfallen, die anderswo pro Schritt abgerechnet würden.

Was vor der Werkzeugwahl geklärt sein sollte

• •Wie oft läuft der Ablauf. Die Zahl entscheidet über den Tarif und darüber, ob sich der Aufwand überhaupt rechnet.
• •Welche Systeme müssen verbunden werden. Eine fehlende Schnittstelle ist der häufigste Grund, warum ein Projekt teurer wird als geplant.
• •Wer pflegt das in einem Jahr. Schnittstellen ändern sich. Ein Ablauf ohne zuständige Person fällt irgendwann still aus, und niemand merkt es.
• •Welche Daten fließen durch. Sobald Kundendaten beteiligt sind, gelten dieselben Anforderungen wie bei jeder anderen Anwendung. Eine Einordnung dazu steht auf der Seite zu DSGVO-konformer KI.